苏州弘化社慈善基金会项目管理制度

苏州弘化社慈善基金会项目管理制度(试行)

第一章 总则

第一条 为规范苏州弘化社慈善基金会(以下简称基金会)项目专业化管理,确保项目运行的合法规范、高效,实现项目的预期目标,产生社会价值效益,维护基金会及各利益相关方的合法权益,根据国务院《基金会管理条例》《苏州弘化社慈善基金会章程》及国家相关法律法规,参照国内外先进的项目管理制度,特制定本制度。

第二条 本制度适用于基金会自主运作项目和对外合作项目。

第三条 本制度包括项目立项、项目实施、项目资金、项目评估、项目结项项目信息公开等方面的规定,经理事会审批通过,为基金会内部管理与外部项目实施的依据。

第二章 项目立项管理

立项原则

根据《苏州弘化社慈善基金会章程》的办会宗旨和业务范围,基金会立项应遵循的基本原则是:

(一)符合基金会章程的有关规定;

(二)充分尊重捐资方意愿;

(三)综合考虑项目的公益性、可行性和实效性及持续性

立项流程

(一)立项审批:各项目部门综合前期调研结果及项目综合评估情况,形成《项目立项申请由项目负责人提请分管副秘书长、秘书长审核,通过后方可立项。重大项目50万以上,需报理事长,理事长对项目进行批示,决定是否立项

100万元以上的募捐项目,还应向理事会申请。

重大项目200万及以上)的项目立项,须经理事会出席理事2/3以上表决通过,并及时向江苏省宗教事务局报备。

(二)申请要求:《项目立项申请书》需清晰阐明项目背景、重要利益相关方、项目目标与成果、项目策略与关键活动、项目传播计划、项目执行团队、项目预算、项目执行计划表等。

(三)项目实施:每一项目指定专人行使项目管理职责,并协调其他职能部门组成项目小组项目负责人安排项目人员推进项目各方面工作开展,按照《项目管理制度》执行

章 项目实施管理

第六条   各项目部门每年10月组织制下一年度的项目计划及预算, 并在年末理事会会议上审批;项目开展主要参照年度计划执行,如果在实施过程中出现新的项目机会或项目关键因素发生重大变化,在项目组充分论证的基础上可对年度计划中的项目进行调整,并报秘书长、理事长批准。

第七条    项目负责人按照《项目立项申请书》中的相关项目管理内容全面执行,对项目实施进行全过程监管,负责整个项目的日常管理、定期汇报、检查验收、项目完善等,确保项目按计划有序推进、资金流转按预算执行、项目效果有效输出。

第八条   各项目部门需定期组织召开项目阶段性工作总结会议,按照标准组织项目的实施、督导与评估,保证项目顺利执行,并及时向秘书长、理事长汇报项目实施进展及项目成果完成情况。

第九条   项目负责人须提交项目中期报告,分管副秘书长、秘书长给出项目完善意见;项目结项后,项目分管副秘书长须向秘书长、理事长提交项目结项报告

第十条   各项目须建立规范的项目管理档案,根据项目实施进展编写;项目管理档案包括《项目立项申请书》、项目财务报告、项目结项报告等内容。(项目会议记录、项目图片及视频、项目中期报告、项目评估报告等可视情况补充)。

第十   项目团队成员及相关合作方需在理念一致的基础上发挥各方优势取得项目最大效益与影响力,不得以任何形式对外泄漏或者剽窃项目核心内容与成果不得泄露未经批准公示的项目总结报告和项目评估报告。如因工作需要需调阅并对外展示项目保密内容,须由分管副秘书长提请秘书长、理事长审批,经批准后方可对外展示。

章 项目资金管理

第十   基金会资金管理严格按照《基金会管理条例》、《非营利组织财务会计制度》执行,确保资金使用的规范、透明。项目资金的管理和使用接受上级财政部门、登记主管机关和基金会监事的检查与监督。

第十   各项目应遵照《基金会财务管理制度》,强化项目的财务管理,坚持节约、高效的原则,严格控制预算资金的支出,对于无凭证、无手续的项目支出,不予支付。

第十四条   基金会对项目资金实行预算制管理。由项目负责人根据项目合作协议及批准的项目立项申请、实施方案年度计划,编制项目经费预算,经秘书长、理事长批准后执行;

第十五条   项目经费来源主要有:

(一)线上线下爱心人士捐赠;

(二)合作机构捐赠;

第十六条    项目拨款流程

(一)项目拨款申请:项目人员在钉钉系统提交项目付款审批

(二)财务原单审核:财务根据《项目立项申请书》中的项目预算对原始单据等进行审核。

(三)项目费用审批:原则上不能超预算。部门申请后,经财务审核,由秘书长(或其授权的常务副秘书长)、理事长审批。

(四)拨款:审核批通过后,财务一般情况下三个工作日内完成款项拨付。应急灾难项目,应做到即日付款。

第十七条    项目借款:为保障项目有序、顺利开展,在前期费用投入超伍仟元项目,可视项目具体情况,由项目负责人提出项目借款申请,遵照项目拨款流程执行。

第十八条    项目还款:项目费用支付行为结束后,项目借款责任人须在 资金使用后5 个工作日内整理项目费用支付明细,进行还款,具体流程如下:

(一)项目借款责任人在钉钉系统提交报销申请;并将有关票据提交财务;

(二)财务根据《项目立项申请书》中的项目预算对原始单据等进行审核。

(三)还款费用审批:

项目费用审批:原则上不能超预算。部门申请后,经财务审核,由秘书长(或其授权的常务副秘书长)、理事长审批。

(五)财务归帐:实际花费低于借款总额,借款责任人须在审批结束后5 个工作日内归还余款至财务入账;实际花费高于借款总额,财务在审批结束后将审批结果提交给出纳,由出纳拨付超出部分费用至借款责任人。

第十九条    项目部门应定期对项目的执行情况与资金使用 情况进行检查、监督,并同时秘书处汇报项目阶段性或项目完结财务报告。秘书处应汇总向秘书长、理事长汇报。

第二十条    秘书处和理事会有权监督和检查项目资金的使用情况,任何项目有关人员都不得挪用或通过其他非法手段侵占、不当使用项目资金。一经查出,则根据基金会人事管理制度严肃处理。

 

第五章        项目评估

第二十    各项目部门需定期提交项目报告,经项目分管秘书长报基金会秘书长和理事长审查,对项目执行提出评估建议。

第二十    各项目部门须定期召开项目阶段性总结会议, 对项目开展情况、预算执行情况、项目传播和影响力等方面进行总结,项目负责人提出完善建议,撰写阶段性项目评估报告,提请秘书长审阅

第二十     项目负责人视项目开展情况,可在项目中期提交项目报告,听取项目实施建议,做相应完善和调整,确保每个阶段项目都能有序、高效、高质量执行。

第二十    项目结项后,项目负责人须撰写项目结项 报告提请秘书处评估,秘书处将对项目进行终结检查评估,形成项目总结与评价意见,总结项目优缺点,评价项目效果,指导后续项目的开展。

 

第六章                项目结项

二十五     项目实施结束后,基金会项目部门须向基金会提出结项申请,并报秘书长批准。

二十六    文件归档

(一)所有项目过程中产生的正式文件以及有必要保存的非正式文件,都应该妥善保存和归档;

(二)需要归档的文件包括项目文件、财务文件、会议记录、传播文件、项目影响资料等;

(三)所有项目文件由项目部门统一整理、备案,建立《项目文件归档表》,并在基金会档案管理系统中备份。

第七章   项目信息公开

第二十     项目信息公开是基金会“公开、合理、透明” 开展项目工作的必要条件,是增强社会公信力和影响力的础。各与项目相关部门均应遵照执行。

第二十     信息公开要体现“及时、准确、完整、真实” 的原则。

第二十    凡涉及国家安全、侵犯他人权益或隐私,以及其他法律法规规定不予公开的信息可不予公开。

十条    公开募款的项目信息还应同步在慈善中国开。

 

第八章                

第三十三条    根据实际需要,项目组可参照本制度,制定具体项目的管理方法或实施细则;

第三十四条    本制度经基金会理事会通过后执行;

第三十五条    本办法由苏州弘化社慈善基金会秘书处负责解释。

 

 

苏州弘化社慈善基金会立项申请表

 

项目名称

 

项目归类

 

项目编号

 

项目负责人

 

项目性质

(临时/长期)

 

项目周期(长期项目填写)

 

项目预算

 

项目实施地点

 

 

 

 

项目内容

 

 

 

秘书长意见

 

注:存档时请另附相关机构如资助方、运行机构的简介

 

苏州弘化社慈善基金会项目建议书模板

2019年4月2日 09:07
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