苏州弘化社慈善基金会办公设备管理办法

苏州弘化社慈善基金会

办公设备管理办法


为加强基金会通用办公设备的管理,根据国家有关规定,制定本办法。


一、办公设备的采购

基金会计算机实行统一采购制度,附件一《中央行政单位通用办公设备配置标准表》是实施采购和资产处置管理工作的基本依据(以下简称:本标准)。

(一)配置数量上限根据机构设置、职能、编制内实有人数等确定,不得超出数量标准具体由各小组结合实际,按照节约的原则,在不超出本标准计算的总量内,统筹合理配置。

(二)价格上限根据市场行情,不得超出价格标准,具体价格由各小组结合实际,按照节约的原则合理配置。因特殊原因确需超价格上限采购的,应按规定履行审批手续。

(三)最低使用年限根据使用频率和耐用程度等确定,未达到最低使用年限的,除损毁且无法修复外,原则上不得更新。已达到使用年限仍可以使用的,应当继续使用。

(四)性能配置需具有较强安全性、稳定性、兼容性,且能耗低、维修便利的设备,不得配置高端设备。

(五)设备的购买各部门或小组提出申请,提交钉钉审批,经部门负责人和秘书长同意后,由使用人根据工作需要,进行性能与价格对比,选择合适的品牌和机型。购买后,做好硬件验机和软件测试工作,设备经使用人验收合格后,填写固定资产签收单,使用人和相应部门负责人均要签字确认,财务和秘书处据此作为新增固定资产入帐。


二、办公设备的管理 

基金会办公设备实行统一管理制度,详情依据基金会资产管理制度。

(一)登记。秘书处牵头负责对基金会所有办公设备进行编号并登记在册,其中包含型号、配置、价格及使用年限。任何人未经充许,不得私自更改配置信息。

(二)交接。理事会秘书处,依据钉钉审批情况,负责做好所有办公设备的领用、移交等相关手续的登记。

计算机的报废

(一)折旧。财务部根据设备的使用年限,采用年限平均法对计算机进行折旧处理。达到使用年限后的设备,经检测后仍能使用的,应当继续使用。

(二)报废条件。符合以下条件之一的,且永久性退出使用状态的资产应予以报废:

1.超过或达到规定使用年限,无继续使用价值的;

2.按国家能源政策规定应予淘汰高能耗的或国家有其他强制性淘汰规定的;

3.由于技术落后或者运营成本高等,继续使用会影响基金会日常运行的;

4.经检验或鉴定确认,不符合健康、安全、环保规范、且无改造、修复价值的;

5.因事故原因造成资产严重损坏,无法修复的;

6.由于自然灾害等不可抗力造成资产全部灭失、毁损、严重损坏且不可修复的;

7.长期闲置且无调剂利用价值的。


三、报废流程与申请

1.秘书处牵头负责固定资产报废的核验和执行,保管人填写《固定资产报废申请单》(包括资产原值、净值、折旧年限、报废理由等相关信息),走钉钉审批流程,按程序交由领导审定。

2.记录报废依据:申请报废的固定资产,应对其报废前的状态,包括型号标签、购买(出厂)年份、形状(性状)做真实客观的记录。记录介质以未经编辑的照片、录像为准,并作为报废依据;须文字描述的,以记录者、监督者共同签字为准。

3.单价10万元以内的设备报废,经秘书长、理事长审批;超过10万元的报废,报经理事会审批。

4.报废固定资产的处置方式包括变卖、捐赠、对外转让等其他处理方式,若采用捐赠、对外转让等方式处置固定资产时,按照基金会的相应规定、流程进行审批。变卖由秘书处负责、处置收入统一汇入基金会账户,处置文件、票据及时提交财务部处理。


四、其他

1.本办法自钉钉审批通过后实行,具体由理事会秘书处、财务部负责解释

2.本办法自发布之日起试行,经苏州弘化社慈善基金会第二届理事会第五次会议审议通过并正式执行。