2-苏州弘化社慈善基金会印章管理办法

苏州弘化社慈善基金会

印章管理办法


为加强对苏州弘化社慈善基金会(以下简称“本会”)印章的管理,明确印章使用权限,保证印章的正确使用和妥善管理,特制定本办法

一、印章的刻制、启用与废止

1.印章刻制由会秘书处负责,经公安机关核准,到指定的单位刻制;印章的规格、样式由会秘书处按有关规定办理。

2.印章的启用或废止均由本会理事会批准后方能生效。作废印章,必须交秘书处封存或销毁。

3.本办法所指印章包括本会公章、法定代表人印章、财务专用章等具有法律效力的印章。

4.本会所刻各类印章,需在秘书处办理留样。

5.本会各部门不得私自刻制代表本会的各类印章。

二、印章的使用范围

1.用于以本会名义发送的各种公文、文书材料、报表等 

2.用于以本会名义签订的合同、协议书、意向书等

3.用于本会颁发的各种证件、证书、聘书、邀请函、通知书等

4.用于各类需经本会批准的申请表、申报材料 

5.用于以本会名义对外开具的各种证明

6其他需使用本会印章的范围。

三、印章使用程序和批准权限相关 

1.本会印章用印,全部采用钉钉执行审批手续。

2.根据钉钉设置,由用印经办人签字后,上传用印文件,分别经用印经办人所在部门负责人、分管秘书长、秘书长、理事长等审批通过后,由秘书处执行用印。

3.秘书处用印的内容,一律以钉钉审批通过为准。用印后,需及时将用印内容扫描或拍照上传钉钉备份。审批未通过,或遇有用印材料为空白,或经办人未签字等存疑情况,一律不得用印。

4.如遇特殊情况,需办理印章外出时,需通过钉钉执行印章外出审批手续,由经办人申请,并得到所在部门负责人、分管秘书长、秘书长、理事长等审批,审批通过后,方可借出。借出期间用印的内容,由经办人拍照上传钉钉进行备案。

5.本会全部用印材料,根据档案相关规定,由秘书处负责用印相关电子和纸质档案的整理归档。

四、印章的管理 

1.基金会授权秘书处专员管理和使用本会印章;授权财务组专员管理和使用财务印章。

2.秘书处专员如遇请假等情况,可委托秘书处负责人代为用印。秘书处负责人用印后,参照本办法第三项规定执行用印和扫描上传。

3.印章存放地点要求安全保险,原则上严禁携带印章离开用印办公地点。用印后或不用印时,应将印章存放安全处。

4.任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章,不符合本办法规定时,不得擅自使用。

5.凡因印章使用或保管不当而出现严重事故者,将追究使用人、保管者和基金会分管负责人责任。

五、本办法由基金会秘书处负责解释,自发布之日起试行,经理事会会议通过之日起正式施行。